У владельца трёх–шести магазинов или кофеен данные обычно лежат в трёх местах: кассы в каждой точке, 1С в бухгалтерии и таблица Excel, где кто-то всё это сводит. Таблица появляется в конце месяца, когда менять что-то уже поздно.
Мы прошли через это в собственной сети магазинов PIVOTEKA, и из панели, которую тогда сделали, вырос наш продукт Klaro. Здесь описываем задачу и решение — независимо от того, каким инструментом вы воспользуетесь.
Почему цифры в Excel не сходятся
Три причины встречаются почти у каждого клиента.
- НДС. Выручка из кассы включает НДС, себестоимость из 1С — нет. Если вычесть одно из другого напрямую, маржа завышается ровно на ставку налога. Расчёт подробно разобран на Klaro: маржа, завышенная на ставку НДС.
- Разные ставки. Хлеб, молочка и сахар идут по пониженной ставке 8%, остальное по 20%. Один делитель — «выручку делим на 1,2» — искажает чистую выручку: почему нельзя просто делить на 1,2.
- Возвраты и аннуляции. Если их не вычесть из продаж, магазин выглядит лучше, чем есть.
Сверху добавляются товары без себестоимости в 1С. У них маржи нет совсем, а в среднем они незаметно тянут цифру вверх или вниз.
Налоговая видит продажи раньше вас
Кассы, подключённые к SIA «MEV», передают продажи в Государственную налоговую службу в реальном времени. Государство на следующий день знает, сколько продала каждая точка, а владелец узнаёт в конце месяца. Что это значит для магазина, мы писали на Klaro: касса уже отчитывается за вас.
Как связать кассу и 1С, ничего не меняя
Техническая часть проще, чем кажется, если соблюдать три правила.
- Только чтение. Подключение читает данные из кассы и 1С и ничего не пишет обратно. На точке продаж ничего не меняется, кассир даже не узнаёт о нём.
- Регулярная синхронизация, а не реальное время. Раз в полчаса достаточно для управленческих решений и не нагружает системы магазина.
- Данные остаются у компании. Отдельная установка на каждого клиента со своей базой — вместо общего облака. Продажи и маржа — не те данные, которые хочется держать там же, где и конкуренты.
Что должно быть в вечернем отчёте
Хороший отчёт отвечает на один вопрос: что вчера произошло в сети и куда ушли деньги.
- чистая выручка по каждой точке и по сети, без НДС и за вычетом возвратов;
- реальная маржа по себестоимости из 1С;
- что продаётся: товары, которые делают деньги, товары, которые лежат, и тренд;
- точка против среднего по сети: кто отстаёт и насколько;
- товары без себестоимости — чтобы понимать, насколько можно доверять марже.
И отчёт должен приходить сам. Панель, которую нужно открыть, открывают редко. Сообщение в Telegram во время, которое выбрал владелец, читают каждый вечер.
Чего такая связка не решает
Это не касса, не бухгалтерия и не замена 1С. Если у вас нет учёта остатков или первой кассы, начинайте с них. Красивый отчёт поверх неполных данных показывает просто более убедительную ошибку.
Сделать самим или взять продукт
Если есть программист и один тип кассы, связку можно написать своими силами. Займёт это больше, чем кажется сначала, — из-за НДС, возвратов и товаров без себестоимости.
Если не хотите поддерживать ещё одну систему, Klaro делает ровно это: подключается к существующим кассам и 1С, синхронизирует данные каждые 30 минут и присылает отчёт в Telegram в выбранное время. Работает в FITMIN — сети зоомагазинов — и в STEFAN'S COFFEE. Цены открыты на сайте: от 599 леев в месяц за одну точку.
Если ваша интеграция не укладывается в готовый продукт — другой источник данных, другая учётная система, — напишите нам: это наша часть разработки на заказ.