Un proprietar cu trei-șase magazine sau cafenele are, de obicei, datele în trei locuri: casele de marcat din fiecare punct, 1C la contabilitate și un tabel Excel în care cineva le adună. Tabelul apare la sfârșitul lunii, când e deja târziu să schimbi ceva.
Am trecut prin asta în propriul lanț de magazine, PIVOTEKA, și din panoul pe care l-am făcut atunci a crescut produsul nostru Klaro. Aici descriem problema și soluția, indiferent ce instrument alegi.
De ce cifrele din Excel nu se potrivesc
Trei motive apar aproape la fiecare client.
- TVA. Încasarea din casă include TVA, costul din 1C nu. Dacă le scazi direct, marja iese umflată exact cu cota taxei. Am explicat calculul pe larg pe Klaro: marja umflată cu cota TVA.
- Cotele diferite. Pâinea, lactatele și zahărul au cota redusă de 8%, restul 20%. Un singur împărțitor, „venitul împărțit la 1,2”, strică venitul net: de ce nu poți împărți la 1,2.
- Retururile și anulările. Dacă nu sunt scăzute din vânzări, magazinul pare mai bun decât este.
La acestea se adaugă produsele fără cost în 1C. Ele nu au marjă deloc, iar în medie trag cifra în sus sau în jos fără să observi.
Fiscul vede vânzările înaintea ta
Casele conectate la SIA „MEV” transmit vânzările către Serviciul Fiscal de Stat în timp real. Statul știe deci a doua zi cât a vândut fiecare punct, iar proprietarul află la sfârșit de lună. Pe Klaro am scris ce înseamnă asta pentru un magazin: casa raportează deja pentru tine.
Cum se leagă casa și 1C fără să schimbi nimic
Partea tehnică este mai simplă decât pare, dacă respecți trei reguli.
- Doar citire. Legătura citește datele din casă și din 1C și nu scrie nimic înapoi. La punctul de vânzare nu se schimbă nimic, iar casierul nu află că există.
- Sincronizare regulată, nu în timp real. O dată la jumătate de oră e suficient pentru decizii de management și nu încarcă sistemele magazinului.
- Datele rămân la firmă. O instalare separată pentru fiecare client, cu baza ei de date, în loc de un nor comun. Vânzările și marja sunt informații pe care nu le vrei într-un loc unde mai sunt și concurenții.
Ce trebuie să conțină raportul de seară
Un raport bun răspunde la o singură întrebare: ce s-a întâmplat ieri în rețea și unde s-au dus banii.
- venitul net pe fiecare punct și pe toată rețeaua, fără TVA, minus retururile;
- marja reală, calculată cu costul din 1C;
- ce s-a vândut: produsele care fac banii, cele care stau pe raft, tendința;
- punctul comparat cu media rețelei: cine rămâne în urmă și cu cât;
- produsele fără cost, ca să știi cât de mult te poți baza pe marjă.
Și trebuie să ajungă singur. Un panou pe care trebuie să-l deschizi este deschis rar. Un mesaj în Telegram la ora aleasă de proprietar este citit în fiecare seară.
Ce nu rezolvă o astfel de legătură
Nu este o casă de marcat, nu este contabilitate și nu înlocuiește 1C. Dacă îți lipsește evidența stocurilor sau prima casă, începe de acolo. Un raport frumos peste date incomplete arată doar o greșeală mai convingătoare.
Să o faci singur sau să iei un produs
Dacă ai un programator și un singur tip de casă, legătura se poate scrie intern. Durează mai mult decât pare la început, din cauza TVA, a retururilor și a produselor fără cost.
Dacă nu vrei să întreții încă un sistem, Klaro face exact asta: se conectează la casele și la 1C existente, sincronizează la fiecare 30 de minute și trimite raportul în Telegram la ora aleasă. Lucrează la FITMIN, un lanț de magazine pentru animale, și la STEFAN'S COFFEE. Prețurile sunt publice pe site: de la 599 de lei pe lună pentru un punct.
Pentru o integrare care nu se încadrează într-un produs gata, cu altă sursă de date sau alt sistem contabil, scrie-ne: asta e partea noastră de dezvoltare la comandă.